POLITIQUE RELATIVE AUX DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DES CLIENTS / CONTACTS
1. PREAMBULE
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel. Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données. Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel. Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :
- le « responsable du traitement » : REFER ;
- le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de REFER ;
- les « personnes concernées » : désigne les clients et/ou les prospects de REFER ;
- les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de REFER. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de REFER que des organismes extérieurs (partenaires, exposants, intervenants, etc.).
Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
2. OBJET
La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle REFER est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations des clients et prospects de REFER au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.
3. PORTEE
La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux clients et/ou prospects.
REFER met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont REFER est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par REFER (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).
Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par REFER ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par REFER.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre REFER et les clients et prospects.
4. TYPES DE DONNEES COLLECTEES
DONNEES NON TECHNIQUES (SELON LES CAS D’USAGE)
Identification (nom, prénom, …)
Coordonnées (numéro de téléphone, adresse…)
Photo lorsque vous nous accordez ce droit Adresse email Vie personnelle / professionnelle
(poste/fonction, diplôme, parcours professionnel, distinctions, niveau d’étude…)
DONNEES TECHNIQUES (SELON LES CAS D’USAGE)
Données d’identification (IP)
Données de connexion (logs notamment)
Données d’acceptation (clic)
Données de localisation
5. ORIGINES DES DONNÉES
Les données relatives à nos clients ou prospects sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe).
La collecte peut aussi être indirecte :
- via des entreprises spécialisées (achat ou location de base) ou via les partenaires et fournisseurs de REFER. Dans ce cas REFER prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées ;
- via du parrainage. Dans ce cas le parrain s’assure qu’il peut nous communiquer les données de la personne.
6. FINALITES ET BASES LÉGALES
Selon les cas, REFER traite vos données pour les finalités suivantes :
- gestion de la relation client (GRC) ;
- gestion de la relation prospect (GRP) ;
- community management ;
- souscription à des services ;
- gestion des demandes de désinscription et de désabonnement ;
- gestion des signalements de comportements contraires aux présentes ;
- conservation des données relative aux obligations légales de sécurité ;
- amélioration des services et enquête de satisfaction ;
- analyse comportementale et ciblage ;
- statistiques.
Ces finalités reposent sur l’intérêt légitime de REFER de disposer de données concernant ses clients et ses prospects. Lorsque c’est nécessaire REFER recueil le consentement des personnes.
7. DESTINATAIRES DES DONNEES – HABILITATION & TRAÇABILITÉ
REFER s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.
Destinataires internes
- le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
- le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
- le personnel habilité des sous-traitants.
Destinataires externes
- les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales d'un même groupe de sociétés ;
- les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
- le personnel habilité des sous-traitants.
Les destinataires des données à caractère personnel des clients et prospects au sein de REFER sont soumis à une obligation de confidentialité.
REFER décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.
Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.
Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, REFER n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.
8. DUREE DE CONSERVATION
La durée de conservation des données est définie par REFER au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :
Traitement :
Données relatives aux clients
Durée de conservation :
Pendant la durée des relations contractuelles avec REFER, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Traitement :
Données relatives aux membres et utilisateurs
Durée de conservation :
Pendant la durée nécessaire à la réalisation des prestations assurées par REFER et 1 an après la dernière intervention Cookies : 13 mois
Traitement :
Données relatives aux prospects
Durée de conservation :
3 ans à compter de leur collecte par REFER ou du dernier contact émanant du prospect
Traitement :
Données techniques
Durée de conservation :
1 an
Traitement :
Données bancaires
Durée de conservation :
Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit
Traitement :
Lutte contre le blanchiment
Durée de conservation :
5 ans
Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.
Il est rappelé aux clients et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que REFER n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
9. DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCÈS
Les clients et prospects disposent d’un droit de demander à REFER la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.
Les clients et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
- la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
- être formulée par écrit à l’adresse suivante : 46 rue de paradis 75010 PARIS France ou à l’adresse e-mail gdrp@refer.social.
Les clients et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de REFER.
Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, REFER pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et prospects.
Si les clients et prospects présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.
Les clients et prospects sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.
10. MISE A JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION
REFER satisfait aux demandes de mise à jour :
- automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
- sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.
11. DROIT À L’EFFACEMENT
Le droit à l’effacement des clients et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale.
En dehors de cette situation, les clients et prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :
- les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par REFER et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
- les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.
Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les clients et prospects sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.
12. DROIT À LA LIMITATION
Les clients et prospects sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par REFER est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.
13. DROIT A LA PORTABILITÉ
REFER fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les clients ou les prospects eux même, sur des services en ligne proposés par REFER elle-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
14. DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE
REFER ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.
15. DROIT POST MORTEM
Les clients et prospects sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse gdpr@refer.social ou par courrier postal à l’adresse suivante 46 rue de paradis 75010 Paris France, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.
16. CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES RÉPONSES
Les clients et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque. Dans le cas où des réponses sont obligatoires, REFER explique aux clients et prospects les conséquences d’une absence de réponse.
17. DROIT D’USAGE
REFER se voit conférer par les clients et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus. Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de REFER, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de REFER (analyse d’usage, statistiques, etc.).
18. SOUS-TRAITANCE
REFER informe ses clients et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel. Dans ce cas, REFER s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD. REFER s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, REFER se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.
19. SÉCURITÉ
Il appartient à REFER de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.
Parmi ces mesures figurent principalement :
- gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
- l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.
20. VIOLATION DE DONNÉES
En cas de violation de données à caractère personnel, REFER s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.
Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et prospects et que les données n’ont pas été protégées, REFER :
- en avisera les clients et prospects concernés ;
- communiquera aux clients et prospects concernés les informations et recommandations nécessaires.
21. DÉLÈGUE A LA PROTECTION DES DONNÉES
REFER a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
- Nom : Me Eric BARBRY, Cabinet Racine avocats Paris ;
- Adresse e-mail : dpo@refer.social ;
- Adresse : 40 rue de Courcelles, 75008 Paris ;
- Tél : 01 44 82 43 00.
En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, REFER saisira préalablement le délégué à la protection des données.
Si les clients et prospects souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les clients et prospects pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.
22. REGISTRE DES TRAITEMENTS
REFER, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées, si cela lui est imposé par la loi.
Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par REFER, en tant que responsable du traitement.
REFER s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.
23. DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRES DE LA CNIL
Les clients et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : CNIL – Service des plaintes 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 Tél : 01 53 73 22 22
24. ÉVOLUTION
La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages. Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen défini par REFER, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).
25. POUR PLUS D'INFORMATIONS
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants : gdpr@refer.social
Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.